Politique de dénonciation.
La présente politique fournit un moyen par lequel un plaignant peut, de bonne foi, signaler un problème, une préoccupation ou une activité inappropriée en lien avec une violation grave. La Fiducie encourage ses collaborateurs, détenteurs de parts, partenaires d’affaires, fournisseurs, contractants et/ou consultants à se sentir en confiance s’ils soulèvent des préoccupations sérieuses et leur offre des façons de faire part de leurs préoccupations et de recevoir une rétroaction quant à toute action prise en guise de résultat. Une Ligne d’alerte (1 800 448-1693) a été mise en place afin que les collaborateurs puissent appeler et faire état de leurs préoccupations. L’information à ce sujet est présentée ci-dessous à la rubrique « Signalement de tout enjeu ou préoccupation ».
Cette politique couvre les préoccupations ou les plaintes des collaborateurs relatives à des « Activités répréhensibles » qui peuvent inclure, mais sans s’y limiter, les activités suivantes :
- Infraction criminelle
- Violation de toute obligation légale ou législation applicable à la Fiducie
- Violation du Code de conduite des affaires et toute action ou utilisation des ressources de la Fiducie aux fins personnelles de quiconque autre que la Fiducie
- Vol, fraude ou toute autre activité criminelle
- Conflit d’intérêt ou tout autre comportement non éthique
- Fraude ou erreurs comptables
- Déficience ou non-conformité au regard des contrôles internes de la Fiducie à l’égard de l’information financière
- Fausse déclaration ou déclaration erronée en matière d’information financière
- Erreur dans la préparation ou l’examen des états financiers
- Erreur dans l’enregistrement et la tenue des dossiers financiers
- Fausse déclaration ou déclaration mensongère dans les dossiers financiers ou les états financiers
- Fausse déclaration ou déclaration mensongère aux vérificateurs externes
- Divergence par rapport aux rapports complets et à la divulgation de la situation financière de la Fiducie
- Danger pour la santé et la sécurité de toute personne ou de l’environnement
- Préoccupation à caractère environnemental
- Déni de justice
- Violation d’une obligation légale
- Toute tentative de cacher l’une ou l’autre de ces activités
En réponse à une plainte, la Fiducie agira équitablement à l’égard de toute personne nommée dans la plainte, de la gravité de la question, de la crédibilité de l’information ou des allégations contenues dans la plainte pour effectuer une enquête efficace.
La Fiducie n’exercera pas de représailles contre un plaignant ayant fait état, en toute bonne foi, de violations graves de la présente politique. « Bonne foi » signifie que le plaignant croit raisonnablement que la plainte est vraie et n’a été faite ni en vue d’un gain personnel ni de toute arrière-pensée.
NON-CONFORMITÉ
Tout collaborateur qui viole cette politique est sujet à des mesures disciplinaires qui peuvent inclure le renvoi immédiat et des poursuites. Dans le cas des fiduciaires, une violation peut donner lieu à une demande de démission du conseil d’administration.
SIGNALEMENT DE TOUT ENJEU OU PRÉOCCUPATION
Le respect de cette politique est nécessaire afin de se conformer au Code de conduite des affaires et à ses directives, qui soutiennent l’engagement de la Fiducie envers la dignité et le respect comme conditions d’emploi. Si vous croyez avoir peut-être enfreint, ou que quelqu’un d’autre a enfreint cette politique, vous avez la responsabilité et l’obligation, envers la Fiducie, vos collègues et vous-même de signaler tout problème ou irrégularité.
À tout moment, si un collaborateur est incertain quant à la conduite à adopter, il devrait demander conseil à son gestionnaire ou à un cadre supérieur, le cas échéant et conformément à la Politique de porte ouverte. Alternativement, les collaborateurs peuvent signaler toute violation présumée du Code de conduite des affaires par téléphone à la Ligne d’alerte confidentielle en composant le numéro sans frais 1 800 448-1693.
